12 mai 2010

Rèflement intérieur de l'AMAP Herbes Folles

Par leur adhésion à l’AMAP HERBES FOLLES, les adhérents s’engagent à en respecter le règlement intérieur.

  • CADRE GENERAL DE FONCTIONNEMENT :

PROGRAMME : Il s’agit de la variété de légumes et fruits proposée par le paysan sur une saison. Le programme est indicatif car l’art du maraîchage n’est pas une science exacte. La décision d’adhésion se fait sur la base de ce programme.
PANIER : c’est l’ensemble des légumes, fruits et autres aliments effectivement fourni par le paysan aux adhérents de l’AMAP tout au long de la saison lors des distributions. Les adhérents d’un même programme reçoivent les mêmes variétés et quantités de légumes et fruits lors d’une distribution donnée. Le panier est variable en quantité comme en variété d’une livraison à l’autre.
CONTRAT : C’est la convention qui fixe les conditions du partenariat entre le paysan et l’adhérent de l’AMAP. Le contrat fixe la durée de la saison, le prix de l’abonnement pour la saison, les modalités de livraison et les conditions de paiement. Les contrats ont une durée minimale correspondant à la saison et la résiliation du contrat en cours de saison est impossible, sauf cas de force majeure. Dans cette hypothèse, il appartient à l’adhérent de se trouver un remplaçant jusqu’à la fin du contrat en cours. L’association tient une liste d’attente qui pourra également être sollicité le cas échéant. La personne remplaçante devra adhérer à l’association et avancer la caution pour le panier en plastique. Pour l’abonnement restant à courir, elle s’arrangera avec la personne qui quitte l’AMAP pour régler la fin de son contrat.
Les adhérents effectuent au nom du paysan , un pré paiement des paniers qu’ils auront réservés. Les paiements sont réalisés en une, trois ou six fois à des échéances fixées par les référents de la commission coordination et les paysans. L’objectif est de permettre au paysan de disposer d’un fond de roulement ou d’une trésorerie suffisante pour réaliser ses investissements ou s’acquitter de ses dépenses.
ADHERENT : est adhérent toute personne dont le nom figure sur un contrat valide. Le contrat devient valide lorsqu’il est correctement complété, signé par toutes les parties et que la cotisation correspondante a été payée à l’association. Chaque adhérent possède un droit de vote lors des assemblées générales et extraordinaires et réunions collectives le cas échéant.
LISTE D’ATTENTE : la liste d’attente est le document permettant d’attribuer des paniers à des candidats à l’adhésion. Un panier se crée par augmentation de la capacité de production du paysan ou se libère par le non-renouvellement de l’adhésion d’un adhérent. L’intégration de nouveaux adhérents en cas de panier vacant se fait en référence à la liste d’attente qui est organisée dans l’ordre chronologique d’inscription des candidats. 


  • ENGAGEMENT DES ADHERENTS:

Chaque adhérent, à tour de rôle, et en binôme, est responsable de la distribution dans le respect du planning sur le blog de l’amap. En cas d’empêchement, l’adhérent doit trouver un remplaçant pour assurer le bon déroulement de la distribution. Les tâches à effectuer dans le cadre d’une distribution sont précisées sur un document de référence intitulé « carte des plaisirs » disponible dans la rubrique adhérents du blog de l’AMAP ou par écrit sur demande à des membres de la commission distribution.
En cas d’absence, chaque adhérent s’organise pour trouver un remplaçant (adhérent ou non) qui récupère son ou ses paniers en son nom. Il prévient de cet arrangement les responsables des distributions concernés ou la commission distribution par tout moyen à sa convenance. Tout panier non récupéré à l’horaire de fin de la distribution est redistribué par les responsables de la distribution.
Les adhérents s’engagent à ramener au lieu de distribution les caisses en plastique utilisées pour réaliser les paniers à chaque distribution.  Si une personne ne ramène pas sa caisse plus de 3 fois le paysan encaissera sa caution de 10 euros. Une nouvelle caution sera alors demandée à l’adhérent.
Les adhérents s’engagent à préserver la confidentialité de la rubrique adhérents du blog en évitant la diffusion du mot de passe.

  • RÉUNIONS COLLECTIVES ET COMMISSIONS :

Les réunions collectives ont pour objectif de vérifier le bon fonctionnement de l’association, d’y apporter des corrections le cas échéant, de faire le point sur l’avancement des travaux dans les différentes activités, de prendre des décisions au sein des programmes et de la saison en cours, de préparer les décisions à prendre en assemblée générale, de mandater les adhérents et les commissions qui le souhaitent.

L’ordre du jour de la réunion collective est proposé au minimum 5 jours à l’avance à tous les adhérents qui peuvent proposer des modifications jusqu’à la date de la réunion, la fixation de l’ordre du jour étant le premier point à l’ordre du jour de chaque réunion collective.

Chaque personne et/ou commissions mandatées précédemment  doivent avoir préparé les points à l’ordre du jour qui les concernent.

La réunion collective se prononce au consensus des membres présents ou représentés, à jour de leur cotisation. Un adhérent peut être mandaté par un seul autre adhérent en cas de vote.

Les réunions collectives sont ouvertes à tous les adhérents et les comptes-rendus sont accessibles à tous les adhérents.


1 LES COMMISSIONS:
Les commissions sont le garant du fonctionnement démocratique de l’association.
Chaque commission peut mandater un ou plusieurs représentants.

Aucune commission ne doit reposer sur une seule personne.
Les adhérents présents lors d’une réunion collective peuvent prendre part à une commission chargée de la bonne marche de l’association.

Aucune représentation minimum d’adhérents ni de commission n’est demandée pour prendre des décisions prises au consensus.
Il est toutefois recommandé que le plus grand nombre possible de commissions et d’adhérents se réunissent lors des réunions collectives pour débattre et s’entendre sur les décisions à mettre en œuvre par l’intermédiaire de mandat précis pour ceux qui se seront proposés pour les réaliser.
Les personnes et commissions mandatées sont responsables devant l’assemblée et devant le collectif des engagements pour lesquels elles auront accepté un mandat. A ce titre, le collectif ou l’assemblée générale peuvent décider de retirer tout mandat à un ou des adhérents qui n’auraient pas remplis leur engagement aussi bien qu’à une commission en son entier.

Si aucun consensus n’est trouvé et que la majorité des personnes présentes sont favorables à un vote, la décision prise le sera obligatoirement à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés. Les votes ont lieu à main levée.

Le collectif mandate des commissions d’adhérents pour s’occuper des missions suivantes :
-gestion
-communication
-animation
-distribution
-coordination
Les délibérations sont constatées par des procès - verbaux inscrits sur un registre et approuvées par le collectif. Les comptes rendus de réunion sont mis en ligne sur le blog de l’AMAP.
Il est également tenu une feuille de présence qui est signée par chaque membre présent.

2 RÉPARTITION DES COMMISSIONS
A/ Commission distribution :
• la personne mandatée pour la distribution s’assure de la présence d’un adhérent à tour de rôle lors de la permanence en plus du producteur selon le planning établi à l’avance. Cette année 2010, un adhérent s’est proposé pour être présent toute l’année et faire la répartition des légumes en panier et assurer leur distribution.
• l’adhérent de service le jour de la distribution s’assure de :
la mise en place des produits
l’affichage de la composition des paniers
l’accueil du paysan et des adhérents
l’émargement
la distribution de tout document (lettres, infos diverses, recettes...)
Tout panier non récupéré par l’adhérent ou  par quelqu’un qu’il aura désigné, sera donné.
la récupération effective de tous les paniers vides
la restitution éventuelle des emballages réutilisables par les producteurs
faire remonter les questions, propositions ou bilan au responsable de distribution.

B/ Commission animation :
• les personnes mandatées  proposent des activités hors ou lors des distributions 
-formations
-ateliers
-manifestations
-travaux à la ferme
-fêtes
-visites de fermes
et assurent les relations avec les autres AMAP du département.

C/ Commission  information-communication :
• les personnes mandatées :
-communiquent les documents portant sur l’objet de l’association.
-s’informent des réunions, débats, forums, colloques, fêtes …de partenaires intéressants pour promouvoir l’association.
Tout ceci par tous moyens techniques (courriers, fax, tel, mail, site web, affiches, tracts, etc...).
-font les comptes rendus de toutes les réunions collectives, AG ordinaires et extraordinaires et assurent leur diffusion à l’ensemble des adhérents.

-assurent le recueil des infos et des articles auprès des partenaires afin de publier un bulletin régulier.
D/  Commission gestion :
Les personnes mandatées ont pour mission de :
-collecter les chèques d’adhésion à l’association pour le versement sur un compte au nom de l’association.
-collecter les chèques des contrats signés avec les paysans au début de chaque saison  par les adhérents et les remettre aux paysans concernés selon les modalités établies.
-gérer la trésorerie de l’association : cahier de comptabilité (recettes, dépenses), bilan, budget prévisionnel, rendre compte aux commissions et aux adhérents de l’état des finances, émettre un avis sur des activités ayant des répercussions financières.
-gérer les signatures de contrat d’engagement  entre les amapiens et le producteur.
-Assurer la gestion d’une éventuelle liste d’attente de consommateurs

E / Commission  coordination :
Les adhérents mandatés par producteur géreront les actions suivantes :
-Organisation des rencontres avec le producteur avant chaque nouvelle saison pour le planning de production et le nombre d’adhérents.
-gestion de l’information entre les producteurs et le groupe, lien entre paysan et adhérents  pour s’assurer que les objectifs de chacun sont atteints.
-établissement des contrats d’engagements avec le producteur et leurs renouvellements.
-Évaluation conjointe avec le paysan du prix des paniers eu égard aux contraintes de ce dernier et aux attentes des adhérents.
-convocation des réunions collectives, AG annuelle et extraordinaire. Établissement ordre du jour avec l’aide des commissions et adhérents volontaires.

  • FONCTIONNEMENT DE L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE :

L’assemblée générale a lieu une fois par an en fin de saison. Outre ses aspects réglementaires (approbation du rapport moral et du rapport financier), elle a pour objectif de faire le bilan de la saison passée pour chaque programme, de présenter les programmes et les projets de la saison à venir, de tracer des perspectives pour les saisons suivantes. Elle statue sur les nouveaux programmes et sur l’engagement de l’association dans des projets spécifiques.
Toutes les personnes intéressées par l’AMAP peuvent assister à l’assemblée générale, à des fins d’informations.

  • FONCTIONNEMENT DE L’ASSEMBLE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE :

Des assemblées générales extraordinaires peuvent être convoquées par un tiers des adhérents ou par une assemblée générale . L’assemblée générale extraordinaire statut sur les questions qui sont de sa seule compétence, à savoir les modifications à apporter aux présents statuts et la dissolution de l’association.
Les délibérations sont constatées par des procès - verbaux inscrits sur un registre et approuvées par le collectif. Les comptes rendus d’ Assemblée Générales extraordinaires sont consultables par tous les adhérents.
Il est également tenu une feuille de présence qui est signée par chaque membre présent.

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